eSocial

O sistema é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e que faz parte do SPED – um projeto que busca modernizar vários processos envolvendo obrigações fiscais e, assim, reduzir a burocracia que limita o setor empresarial brasileiro.

Atenção: O uso do eSocial será obrigatório para pessoas jurídicas (incluindo MEI) e pessoas físicas que tenham empregados domésticos. Diversas relações trabalhistas serão contempladas no projeto: trabalhadores celetistas, estatutários, cooperados, autônomos, avulsos, sem vínculo empregatício e até estagiários deverão ser cadastrados na plataforma.

Basicamente, quem possui um empregado deverá adotar o eSocial para cumprir várias obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, como realizar a folha de pagamento, comunicar admissões e demissões, recolher o FGTS e demais exigências legais. Assim este sistema irá substituir os formulários, guias, papeladas e outras plataformas online, simplificando e centralizando o envio dos dados.

• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos
• GRO – Gerenciamento de Riscos Ocupacionais 
• LTCAT- Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho 
• LPI – Laudo de Periculosidade e Insalubridade 
• PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
• ASO- Atestado de Saúde Ocupacional 

É importante que você já comece a se preparar para aderir ao eSocial – evitando assim preencher as informações com pressa e acabar cometendo erros, que irão prejudicar sua empresa e seus funcionários. Algumas dicas para fazer a transição com mais segurança e tranquilidade são:

1. Prepare a documentação atualizada dos seus colaboradores e do seu negócio

Separe cada documento e registro dos seus colaboradores, pois no sistema deverá ser cadastrado o histórico de cada trabalhador. Desta forma você já agiliza o processo e se previne de perder tempo correndo atrás da papelada depois.

2. Oriente o responsável por realizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da sua empresa

Algumas informações adicionais sobre os contratos de trabalho serão solicitadas com a implementação do eSocial, como:
– o histórico cadastral e contratual,
– nome social do funcionário,
– dados de trabalhadores estrangeiros,
– o registro de Contribuição Patronal para o sindicato,
– a modalidade do aviso prévio,
– entre outros dados.
Além disso, alguns registros terão de ser realizados de forma imediata, como a contratação de um novo funcionário. Os responsáveis pelo RH e contabilidade deverão estar bem informados sobre todas estas questões para evitar erros e complicações.

3. Obtenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações virtuais, e que também é utilizado em outros processos e sistemas relacionados ao cumprimento de obrigações legais. Você deve ter um modelo A1 ou A3, válidos pelo padrão ICP Brasil, para poder utilizar o eSocial.

4. Compatibilidade de arquivos

É muito importante verificar se o sistema que você utiliza nas operações digitais (como folha de pagamento, entre outros) gera arquivos aceitos no eSocial. Procure saber se as plataformas são compatíveis e tente adequar os processos o mais rápido possível – e assim evitar transtornos no momento de cumprir suas obrigações.

5. Saiba mais sobre o eSocial

Informação nunca é demais. Confira o site do sistema para obter mais informações e assim se manter atualizado caso aconteça alguma mudança no projeto.